KI & Automatisierung

Welche wiederkehrende Aufgabe lässt sich sinnvoll vereinfachen?

Anfragen ordnen, Angaben übertragen oder Informationen für einen Entwurf zusammenstellen: Viele Aufgaben bestehen aus wiederkehrenden Schritten. Bevor ein neues Werkzeug hinzukommt, klären wir, wie der Ablauf heute funktioniert und wo eine digitale Unterstützung tatsächlich passt.

Projekt anfragen
KonzeptillustrationBeispielablauf mit bewusstem menschlichem Freigabeschritt.
  • Wiederkehrende Aufgaben erfassen
  • Werkzeuge sinnvoll verbinden
  • Menschliche Freigaben einplanen

KI-Automatisierungsaufnahme · 290 € inkl. MwSt.

Wir betrachten einen Ablauf mit bis zu acht Hauptschritten und höchstens drei Werkzeugen. Im 60-minütigen Online-Gespräch mit bis zu zwei Beteiligten werden Auslöser, benötigte Informationen, Zuständigkeiten und Ergebnis festgehalten. Sie erhalten eine Prozessskizze und einen begrenzten Umsetzungsvorschlag mit menschlichen Freigaben und wichtigen Ausnahmefällen. Die Dokumentation, eine Korrekturrunde und ein kurzes Ergebnisgespräch gehören dazu.

Regeln, Vorlagen und KI passend einsetzen

Ein fester Prüfschritt kann oft mit einer Regel abgebildet werden. Für wiederkehrende Texte kann bereits eine gute Vorlage genügen. Bei variierenden Inhalten kann KI einen Entwurf oder eine Zuordnung vorbereiten. Welche Lösung passt, hängt vom konkreten Ablauf und seinen Fehlerfolgen ab.

Kontrolle gehört zum Entwurf

Wir halten fest, wer ein Ergebnis prüft, was bei fehlenden Angaben passiert und wann der Vorgang an eine Person zurückgeht. Anonymisierte Beispiele reichen für den Einstieg. Produktionszugänge, sensible Kundendaten und neue Tool-Abonnements werden für die Aufnahme nicht benötigt.

Häufige Fragen

Ist danach schon eine Automatisierung fertig? Nein. Das Ergebnis ist eine Entscheidungsgrundlage für einen konkreten Ablauf. Entwicklung, Einrichtung und Betrieb sind ein gesondertes Projekt.

Wie viel Zeit spare ich? Eine Einschätzung braucht Angaben zu Fallzahl, Bearbeitungszeit und Ausnahmen. Eine spätere Umsetzung muss an echten, freigegebenen Testfällen geprüft werden.

Sind die gezeigten Demos echte Integrationen? Die auf dieser Seite gekennzeichneten Demos erklären Abläufe. Ihr tatsächlicher Funktionsumfang und die Verwendung lokaler Beispieldaten müssen an der jeweiligen Demo sichtbar bleiben. Eine Illustration wird nicht als laufende Kundeninstallation ausgegeben.

Content, Auffindbarkeit & Abläufe

Ein konkreter Schritt für Ihren nächsten Auftritt.

Eine erste Beitragsserie, eine verständlichere Website oder Klarheit über einen wiederkehrenden Ablauf: Diese Pakete liefern ein überschaubares Ergebnis. Vor dem Start prüfen wir gemeinsam, ob Ihre Ausgangslage zum beschriebenen Umfang passt.

KI-Prozessaufnahme

Ein bestehender Ablauf wird strukturiert aufgenommen und bewertet. Mit Prozessskizze, Freigabepunkten und einem konkreten Umsetzungsvorschlag. Die Umsetzung folgt nur auf Wunsch separat.

290 €inkl. MwSt. · einmalig

Vollständiger Umfang & Grenzen

Enthalten

  • Ein kurzer Vorab-Fragebogen und Sichtung von bis zu drei anonymisierten Beispielen.
  • Ein 60-minütiges Online-Gespräch mit höchstens zwei Personen aus Ihrem Unternehmen.
  • Aufnahme eines Ablaufs mit bis zu acht Hauptschritten und höchstens drei beteiligten Werkzeugen.
  • Eine verständliche Prozessskizze: Auslöser, benötigte Informationen, Arbeitsschritte, Ergebnis und Verantwortliche.
  • Ein Umsetzungsvorschlag für diesen Ablauf mit Voraussetzungen, menschlichen Freigaben und bis zu fünf wichtigen Fehler- beziehungsweise Ausnahmefällen.
  • Eine grobe Aufwands- und Fremdkostenspanne für den nächsten Schritt, ausdrücklich als Schätzung mit Annahmen.
  • Eine kompakte Dokumentation, eine gebündelte Korrekturrunde zur Prozessaufnahme und ein 20-minütiges Ergebnisgespräch.

Das liefern Sie

Eine Person, die den Ablauf aus der Praxis kennt, die Namen Ihrer vorhandenen Werkzeuge und anonymisierte Beispiele. Für die Aufnahme benötigen wir keine Passwörter und keinen Zugang zu produktiven Kundendaten.

Nicht enthalten

Eine fertige Automatisierung, Programmierung, Einrichtung von Konten oder Schnittstellen, Lizenzen, Hosting, laufende Überwachung, eine Unternehmensstrategie sowie Rechts-, Datenschutz- oder Zertifizierungsberatung. Die Aufnahme begründet keine Verpflichtung zu einem Folgeprojekt.

Fremdkosten & Ergebnis

Die Aufnahme selbst erfordert keine neu abzuschließenden Tool-Abonnements. Falls die spätere Umsetzung Lizenzen, API-Nutzung oder Hosting benötigt, werden diese Kosten im Vorschlag als separate Annahmen ausgewiesen. Ob und wie viel Zeit eingespart werden kann, muss am tatsächlichen Ablauf getestet werden.

KI-Prozessaufnahme anfragen

Alle Paketpreise sind einmalige Endpreise inklusive MwSt. für den beschriebenen Umfang. Kein Abo bei Wirkus. Vor Beauftragung bestätigen wir Inhalte, Voraussetzungen und den Zeitrahmen. Eine Korrekturrunde bedeutet eine gebündelte Rückmeldung zur vereinbarten Richtung; ein neues Thema oder zusätzlicher Umfang wird gesondert besprochen. Abweichungen vom vereinbarten Leistungsumfang und die Beseitigung eigener Ausführungsfehler sind keine kostenpflichtige Zusatzleistung. Zusätzliche Wünsche und freizugebende Fremdkosten werden vorab vereinbart.

Automatisierung im Alltag

Weniger Übertragen. Mehr Überblick.

Vom Eingang zum prüfbaren Ergebnis: Zwei fiktive Beispiele zeigen einen möglichen Ablauf.

Vorbereitete Bildzustände, keine echte KI oder angebundenen Systeme.

KI & Automatisierung · bildlich erklärt

Eingang. Ordnen. Ergebnis.

Vorbereitete Beispiele: keine Eingaben, keine echte KI, kein Versand oder Import.

Fiktives Beispiel

Anfrage strukturieren

Eingang

„Wir brauchen einen Webauftritt mit drei Seiten.“

Ordnen

Drei Seiten sind notiert; der Starttermin fehlt.

Ergebnis

„Wann möchten Sie starten?“ bleibt als Entwurf zur Prüfung.

Was steckt hinter diesem Beispiel?

Ein kurzer Text wird zum Datensatz und zum Antwortentwurf. Eine fehlende Frist bleibt offen.

„Wir möchten für das Musterprojekt Morgenrot einen kompakten Webauftritt. Drei Inhaltsseiten reichen zunächst. Den Starttermin müssen wir noch abstimmen.“

Der Eingang bleibt nachvollziehbar

Der feste Beispieltext ist die einzige Quelle dieser Vorführung. Er enthält keine Kontaktdaten und keinen konkreten Termin.

  • Quelle: synthetischer Anfrage-Text
  • Ziel: Entwurf zur Prüfung, kein Versand

Die Demo beginnt erst, wenn Sie einen Schritt auswählen.

Vollständigkeit vor Weitergabe

Eine feste Regel prüft, ob eine Frist genannt wird. Die Angabe fehlt; der Vorgang erhält deshalb einen offenen Prüfpunkt.

  • Eingangstext: vorhanden
  • Starttermin: offen, Rückfrage erforderlich

Die Regel ergänzt keinen erfundenen Termin.

Ein Vorschlag, der an der Quelle bleibt

Eine KI könnte die Anfrage in Felder überführen und eine kurze Zusammenfassung vorschlagen. Hier wird ein fest vorbereiteter Beispielvorschlag gezeigt.

  • Projekt: Morgenrot · Leistung: Webauftritt
  • Umfang: 3 Inhaltsseiten · Starttermin: offen

Auch plausible Zuordnungen müssen am Eingangstext geprüft werden.

Antwortentwurf wartet auf Freigabe

„Vielen Dank für die Anfrage zum Projekt Morgenrot. Wir haben einen kompakten Webauftritt mit drei Inhaltsseiten notiert. Welchen Startzeitraum stellen Sie sich vor?“

  • Prüfen: Leistungsumfang, Formulierung und Empfänger
  • Offen: Startzeitraum bestätigen lassen

Stopp vor dem Versand. Diese Demo kann keine Nachricht senden.

Fiktives Beispiel

Produktdaten prüfen

Eingang

Zwei Beispielprodukte kommen mit unvollständigen Angaben an.

Ordnen

Gewichte werden vereinheitlicht und fehlendes Material markiert.

Ergebnis

Ein Artikel wartet auf Prüfung, der andere auf die fehlende Angabe.

Was steckt hinter diesem Beispiel?

Zwei Beispielartikel werden geprüft. Eine fehlende Materialangabe blockiert die betroffene Zeile.

DEMO-101 · Musterbecher · Keramik · 250 g DEMO-102 · Musterschale · Material fehlt · 0,3 kg

Zwei Artikel, eine sichtbare Lücke

Die Musterliste enthält zwei erfundene Artikel. Für die Musterschale fehlt das Material; außerdem sind die Gewichte unterschiedlich formatiert.

  • DEMO-101: Material vorhanden · Gewicht in g
  • DEMO-102: Material fehlt · Gewicht in kg

Für dieses Beispiel ist das Material ein vereinbartes Pflichtfeld.

Formate prüfen, Lücken markieren

Die Regelprüfung findet keine doppelte Artikelnummer. Sie vereinheitlicht das Gewicht auf Gramm und stellt die unvollständige Zeile zurück.

  • DEMO-101: 250 g · Pflichtfelder vollständig
  • DEMO-102: 300 g · Material fehlt, Zeile blockiert

Die Umrechnung ist eine feste Regel. Dafür braucht es keine KI.

Vorhandene Inhalte lesbar machen

KI könnte aus vorhandenen Feldern eine einheitliche Kurzbeschreibung vorschlagen. Der folgende Text ist fest eingebaut; es erfolgt kein KI-Aufruf.

  • DEMO-101: „Musterbecher aus Keramik. Gewicht: 250 g.“
  • DEMO-102: kein ergänztes Material, kein fertiger Text

Keine erfundenen Eigenschaften, Zertifikate oder Produktversprechen.

Importvorbereitung mit Prüfpunkt

Der Musterbecher liegt zur Prüfung bereit. Die Musterschale bleibt zurückgestellt, bis das Material aus einer verlässlichen Quelle ergänzt wurde.

  • DEMO-101: Quelldaten und Vorschlag manuell abgleichen
  • DEMO-102: Material klären und Prüfung erneut starten

Stopp vor dem Import. Diese Demo verändert keine Produkte.

Schritte direkt anklicken oder mit Tab, Enter und Leertaste bedienen; Pfeiltasten wechseln innerhalb der Schrittleiste.

Abläufe, Aufgaben und Grenzen im Detail

Regeln führen aus

Feste Kriterien prüfen Pflichtfelder, Formate und Zuständigkeiten. Derselbe Eingang führt bei gleichen Regeln zum selben Ergebnis.

KI macht Vorschläge

KI kann Freitext ordnen, Inhalte zusammenfassen oder einen Entwurf vorbereiten. Ihre Ausgabe kann falsch oder unvollständig sein und muss geprüft werden.

Menschen geben frei

Eine benannte Person klärt offene Punkte und prüft das Ergebnis, bevor eine Nachricht versendet, ein Import gestartet oder ein Termin bestätigt wird.

Drei mögliche Abläufe

Kleine Schritte, die zusammenpassen.

Aus einer Anfrage wird ein prüfbarer Entwurf

  1. Kundenanfrage
  2. Strukturierter Datensatz
  3. Entwurf zur Freigabe

Ein Formular oder eine E-Mail liefert den Eingang. Regeln prüfen Pflichtangaben und ordnen eine zuständige Person zu. KI schlägt eine Zusammenfassung und Antwort vor; fehlende Angaben bleiben ausdrücklich offen.

Freigabe: Inhalt, Rückfragen und Empfänger prüfen. Erst danach kann der vereinbarte Versand folgen.

Produktdaten sauber vorbereiten

  1. Produktdaten
  2. Feld- und Inhaltsprüfung
  3. Importvorbereitung

Vorhandene Tabellen werden auf doppelte Artikelnummern, Pflichtfelder und Formate geprüft. KI kann vorhandene Beschreibungen vereinheitlichen. Fehlende Materialien oder technische Werte werden nicht erfunden.

Freigabe: Quelldaten abgleichen, problematische Zeilen zurückstellen und zunächst einen vereinbarten Testimport prüfen.

Termine und Projekte nachvollziehbar übergeben

  1. Bestätigtes Briefing
  2. Aufgaben und Terminoptionen
  3. Geprüfte Übergabe

Regeln erstellen aus einer Vorlage Aufgaben mit Verantwortlichen und Abhängigkeiten. KI kann aus freigegebenen Notizen eine Übergabe formulieren. Fehlende Zuständigkeiten oder Terminkonflikte gehen zur Klärung zurück.

Freigabe: Umfang und Termine bestätigen. Ein Vorschlag wird nicht von selbst zur Buchung oder zur verbindlichen Zusage.

Vor einer echten Umsetzung

Der Ablauf braucht auch klare Grenzen.

Nicht jeder Arbeitsschritt gehört in eine KI. Wir vereinbaren zuerst Datenumfang, Verantwortlichkeiten und den Umgang mit Ausnahmen.

Daten bewusst begrenzen

Nur benötigte Felder verwenden; sensible Angaben möglichst weglassen oder vorab anonymisieren. Vor einer Anbindung klären wir Anbieter, Speicherorte, Zugriffsrechte, Löschfristen und gegebenenfalls erforderliche Vereinbarungen.

Bei Unsicherheit anhalten

Fehlende Pflichtfelder, widersprüchliche Angaben oder technische Fehler führen in eine sichtbare Prüfliste. Kein stilles Überspringen: Eine zuständige Person korrigiert den Eingang oder entscheidet über den nächsten Schritt.

Schritte nachvollziehbar halten

Für echte Abläufe kann ein begrenztes Protokoll Vorgangs-ID, Prüfstatus, angewandte Regelversion und Freigabe festhalten. Welche Inhalte gespeichert werden, wer sie sehen darf und wann sie gelöscht werden, wird vorher festgelegt.

Klein beginnen, geprüft übergeben

Zunächst einen abgegrenzten Ablauf mit Beispieldaten testen. Erwartete Ergebnisse und Fehlerfälle gemeinsam prüfen, Zuständigkeiten dokumentieren und einen manuellen Ersatzweg vereinbaren, bevor echte Daten fließen.

Welcher wiederkehrende Schritt kostet Sie Zeit?

Für den Einstieg reicht eine kurze Beschreibung des Ablaufs. Bitte senden Sie zunächst keine vertraulichen Dokumente oder personenbezogenen Beispieldaten.

Ablauf gemeinsam prüfen